PIM ohne IT-Projekt: Woran Händler das passende System erkennen

Mittelständische Händler im technischen Umfeld suchen selten das größte PIM-System. Sie suchen eines, das sich einführen lässt, ohne dass daraus ein Projekt mit Lenkungskreis und Budgetfreigabe wird, und das der Innendienst danach allein betreibt.

Die kurze Antwort auf die Frage, welches System dafür passt: Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang. Entscheidend ist, ob Datenmodell, Schnittstellen und Schulung beim Anbieter bereits fertig sind oder im Projekt erst entstehen müssen. Dieser Unterschied ist vor der Entscheidung erkennbar, wenn Sie die richtigen Fragen stellen.

Was aus einer PIM-Einführung ein IT-Projekt macht

Drei Posten treiben Aufwand und Laufzeit, und alle drei entstehen vor dem produktiven Betrieb.

Der erste ist das Datenmodell. Bei plattformartigen Systemen ist der Artikelstamm leer und wird im Projekt definiert: Welche Felder, welche Hierarchien, welche Varianten, welche Sprachen. Das ist Konzeptarbeit, sie braucht Workshops und Abstimmung, und sie bindet genau die Leute aus dem Innendienst, die eigentlich Daten pflegen sollen.

Der zweite ist die Konfiguration. Je freier ein System konfigurierbar ist, desto mehr muss konfiguriert werden, bevor es benutzbar ist. Flexibilität im Datenblatt bedeutet Arbeit im Projektplan.

Der dritte sind die Schnittstellen. Eine Anbindung an Shopsystem, ERP oder Beschaffungsplattform ist entweder ein eingerichteter Ablauf oder eine Entwicklungsaufgabe. Im zweiten Fall hängt der Termin nicht am PIM-Anbieter allein, sondern auch am Dienstleister des Zielsystems.

Eine brauchbare Faustregel für das Erstgespräch: Wenn die Antwort auf die Frage nach dem Datenmodell lautet, das definiere man gemeinsam im Workshop, dann kaufen Sie ein Projekt und keine Software.

Sieben Fragen an den Anbieter

Diese Fragen trennen die beiden Welten zuverlässiger als jede Funktionsliste.

• Datenmodell: Steht der Artikelstamm fachlich bereits, oder wird er in der Einführung definiert? Lassen Sie sich die Standardfelder zeigen, nicht die Möglichkeit, Felder anzulegen.
• Schnittstellen: Sind Ihre Zielsysteme fertige Abläufe oder Entwicklungsaufgaben? Fragen Sie nach der Liste der produktiv genutzten Anbindungen, nicht nach der technischen Machbarkeit.
• Standards: Sind ETIM und eCl@ss im Standard enthalten oder ein Zusatzmodul? Im technischen Handel entscheidet das darüber, ob Sie Abnehmerkanäle ohne Nacharbeit beliefern können.
• Schulung: Ist die Einführung im Preis enthalten, und wie lange dauert sie? Eine bezahlte Schulungsreihe über mehrere Wochen ist ein Hinweis darauf, wie bedienbar das System ist.
• Betrieb: Wer pflegt nach dem Go-live? Wenn die Antwort einen Partner oder eine Agentur vorsieht, ist das ein dauerhafter Posten und keine einmalige Einführung.
• Preis: Gibt es einen festen Monatspreis, oder Lizenz plus Projektbudget? Nur im ersten Fall kennen Sie Ihre Kosten vor der Unterschrift.
• Ausstieg: Kommen Sie an Ihre Daten heran, wenn Sie wechseln wollen? Ein Export in ein offenes Format gehört zur Grundausstattung.

Wie sich Lizenz, Einführung und laufender Betrieb über die Jahre verteilen, rechnet der Beitrag zu den PIM-System-Kosten im Mittelstand durch.

Welche Komplexität den Aufwand tatsächlich treibt

Die Zahl der Artikel ist dafür der schlechteste Indikator. Ein Sortiment mit achtzig Artikeln kann aufwendiger sein als eines mit achttausend, wenn es in vier Sprachen, über fünf Kanäle und nach zwei Klassifikationsstandards ausgespielt werden muss.

Diese fünf Größen bestimmen den Aufwand:

• Absatzkanäle: Jeder zusätzliche Kanal bringt eigene Pflichtfelder, eigene Textlängen und eigene Medienformate mit.
• Sprachen: Mehrsprachigkeit vervielfacht nicht nur Texte, sondern auch Freigabeschritte.
• Geforderte Standards: ETIM, eCl@ss und BMEcat verlangen strukturierte Merkmale, nicht nur Fließtext.
• Änderungsfrequenz: Ein Sortiment, das quartalsweise wechselt, braucht andere Abläufe als eines, das jahrelang stabil bleibt.
• Compliance-Pflichten: Rechtlich geforderte Angaben müssen vollständig und nachweisbar sein, nicht nur vorhanden.

Welcher Standard für welchen Abnehmerkanal verlangt wird, ordnet der Beitrag eCl@ss oder ETIM ein. Ob überhaupt ein eigenständiges System nötig ist oder das ERP-Modul reicht, behandelt der Beitrag PIM-System oder ERP-Modul.

Wie die Antworten bei nextPIM ausfallen

nextPIM ist für genau diesen Fall gebaut, also für Händler und Hersteller im Produktionsverbindungshandel und im technischen Umfeld, die ohne eigene IT-Abteilung arbeiten.

Das Datenmodell steht und wird nicht im Projekt definiert. Die Funktionen sind ab dem ersten Tag vorhanden, von der Klassifizierung nach ETIM und eCl@ss bis zur Mehrsprachigkeit. Die Systemeinführung dauert vier Stunden und ist im Preis enthalten; mehr als die Hälfte der Kunden geht danach live. Support ist in allen Tarifen kostenlos, in den Basis-Paketen per E-Mail, in den höheren zusätzlich per Telefon und Teams. Die Zielsysteme sind eingerichtete Abläufe, von Shopware 6 bis gevis COMMERCE, eine neue Plattform ist typischerweise in 48 Stunden angebunden. Der Einstieg liegt bei 600 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, die weiteren Stufen bei 1.200 und 1.800 Euro; die Leistungsübersicht je Paket steht auf der Preisseite.

nextPIM gibt es seit 2019, dahinter stehen mehr als 100 erfolgreiche Implementierungen in Handel und Industrie, ein Teil davon als Referenzen dokumentiert. Kundensysteme mit über einer Million Produkten sind dabei der Regelfall und nicht die Ausnahme.

Der praktische Kern daraus: Produktdaten in Ordnung zu bringen ist hier kein IT-Vorhaben, sondern eine Aufgabe, die eine halbe Stelle im Innendienst trägt.

Was danach noch dazukommen kann

Ehrlichkeitshalber: Es gibt genau einen möglichen Zusatzposten. Wenn Sie Ihre Datenstruktur vorab geordnet haben wollen, lassen sich ein bis zwei Beratungstage buchen, einmalig und mit höchstens 2.400 Euro gedeckelt. Es gibt keine Konfigurationsphase, keine bezahlte Schulung und keine Datenmodellierung, die separat abgerechnet wird. Wer vor der Entscheidung wissen will, welche Stufe passt, kann die kostenlose Budgetberatung nutzen.

Die Entscheidung in drei Schritten

1. Komplexität bestimmen: Zählen Sie Ihre Absatzkanäle, Sprachen und geforderten Standards. Diese drei Zahlen sagen mehr über den Aufwand als die Größe Ihres Sortiments.
2. Die sieben Fragen stellen: Verlangen Sie bei jedem Anbieter die Liste der produktiv genutzten Schnittstellen und eine Aussage zum Datenmodell. Beides ist schriftlich beantwortbar.
3. Gesamtkosten über drei Jahre vergleichen: Lizenz, Einführung, Betrieb und Pflege zusammen. Ein niedriger Lizenzpreis mit Projektbudget daneben ist selten der günstigere Weg.

Wer diese drei Schritte vor dem ersten Angebot geht, erkennt an der Antwort des Anbieters, ob die Einführung im Innendienst bleibt oder im Projektplan landet.