PIM-System für den Mittelstand: Was es leistet und worauf es bei der Auswahl ankommt

Produktdaten liegen in vielen mittelständischen Betrieben an vier oder fünf Orten gleichzeitig: Stammdaten im ERP, Texte in Dokumenten, Bilder auf einem Laufwerk, dazu Tabellen für einzelne Kanäle, die jemand vor Jahren angelegt hat und seitdem pflegt. Solange ein einziger Kanal bedient wird, trägt das. Sobald ein zweiter dazukommt, der andere Felder verlangt, beginnt die Doppelpflege, und mit ihr laufen die Kanäle inhaltlich auseinander.

Ein PIM-System setzt an dieser Stelle an. Es führt Produktdaten an einer Stelle zusammen, prüft sie gegen Regeln und gibt sie je Kanal in der geforderten Struktur aus. Die Frage ist selten, ob ein Unternehmen so etwas brauchen kann. Die Frage ist, woran sich das erkennen lässt und welche Kriterien bei der Auswahl tatsächlich tragen.

Was ein PIM-System im Betrieb übernimmt

Drei Aufgaben, die sich im Alltag klar unterscheiden lassen.

Zusammenführen: Artikelnummern, Preise und Lagerdaten kommen aus dem ERP, Merkmale und Texte von Lieferanten oder aus der eigenen Redaktion, Bilder und Datenblätter aus der Ablage. Das PIM verbindet diese Quellen zu einem Datensatz je Artikel, auf den sich alle Beteiligten beziehen.

Prüfen und anreichern: Pflichtfelder lassen sich erzwingen, Einheiten und Wertebereiche gegen Normvorgaben kontrollieren, fehlende Merkmale sichtbar machen, bevor ein Artikel irgendwohin ausgespielt wird. Das ist der Teil, den eine Tabelle nicht leisten kann, weil ihr die Regeln fehlen.

Ausgeben: Jeder Kanal bekommt, was er verlangt, nicht alles, was vorhanden ist. Ein Shop braucht andere Felder als ein Beschaffungsportal, ein Katalog andere als eine Planungsdatei. Welche Felder das im Einzelnen sind, zeigt die Übersicht der Funktionen des PIM-Systems. Die Grundlagen zur Abgrenzung von ERP und DAM stehen im Beitrag Was ist eigentlich ein PIM-System.

Die Artikelzahl ist die falsche Messgröße

Die verbreitetste Frage lautet, ab wie vielen Artikeln sich ein PIM lohnt. Sie führt in die Irre. Ein überschaubares Sortiment, das über mehrere Kanäle in mehreren Sprachen mit regulatorischen Pflichten ausgespielt wird, verursacht mehr Pflegeaufwand als ein großes Sortiment in einem einzigen Kanal. Kundensysteme mit über 500.000 Produkten sind bei uns der Regelfall, die Menge allein war in keinem dieser Projekte der Auslöser.

Was den Aufwand tatsächlich treibt, sind fünf Größen:

• Zahl der Absatzkanäle: Jeder Kanal bringt ein eigenes Pflichtfeldset mit. Der zweite Kanal verdoppelt nicht die Arbeit, er vervielfacht die Abstimmung.
• Sprachen: Jede weitere Sprache betrifft Texte, Einheiten und länderspezifische Angaben, nicht nur die Übersetzung.
• Geforderte Standards: ETIM, eCl@ss und BMEcat sind im technischen Handel keine Kür, sondern Zugangsvoraussetzung.
• Änderungsfrequenz: Ein Sortiment, das vierteljährlich wächst, ist anders zu behandeln als eines, das monatlich Preise und Merkmale ändert.
• Compliance-Pflichten: Sicherheitshinweise, Nachweise und Rückverfolgbarkeit müssen je Markt vollständig vorliegen.

Wer diese fünf Größen für den eigenen Betrieb durchgeht, hat eine belastbarere Antwort als jede Schwellenwertregel.

Fünf Fragen vor der Auswahl

• Datenmodell: Lassen sich branchenspezifische Merkmale ohne Entwickler anlegen und ändern? Systeme, die für jede Strukturänderung einen Dienstleister verlangen, erzeugen Folgekosten, die im Preisvergleich nicht auftauchen.
• Standards: Werden ETIM, eCl@ss und BMEcat nativ gelesen und geschrieben, oder wird jedes Lieferantenpaket von Hand nachbearbeitet?
• Zielsysteme: Sind die Kanäle, die Sie bedienen, als eingerichteter Ablauf vorhanden oder als Projekt zu bauen?
• Zeit bis zur Produktivität: Wie lange dauert es bis zum ersten echten Export, und wer im Haus muss dafür wie lange gebunden werden?
• Gesamtkosten: Was kostet das System über drei Jahre einschließlich Einführung, Schnittstellen, Schulung und laufender Betreuung, nicht nur die Lizenz?

Prüffragen dieser Art gehören in die Anbietergespräche, bevor über Funktionslisten gesprochen wird. Eine Funktion, die sich nur mit externer Hilfe nutzen lässt, ist im Innendienst keine Funktion.

Standards entscheiden über die Anschlussfähigkeit

Im technischen Handel und im Baustoffbereich hängt der Marktzugang an Datenformaten. ETIM klassifiziert elektrotechnische und installationstechnische Artikel nach einem einheitlichen Schema, die Revisionsstände dokumentiert ETIM International. eCl@ss deckt branchenübergreifend den technischen Bereich ab und führt die Spezifikation samt Datenmodell öffentlich. BMEcat ist das Transportformat für elektronische Kataloge, die Schemadateien stellt der BME bereit.

Entscheidend ist, dass Klassifikation und Merkmalswerte an einer Stelle gepflegt werden und nicht je Empfänger neu. nextPIM klassifiziert nach eCl@ss und ETIM, die Klassifizierung und der Im- und Export von BMEcat sind eingerichtete Abläufe, keine Einzelprojekte. Eine neue Plattform ist typischerweise in 48 Stunden angebunden.

Compliance gehört in die Pflichtfelder

Produktsicherheit ist seit der Verordnung (EU) 2023/988, in der konsolidierten deutschen Fassung nachlesbar, eine Datenfrage. Verlangt werden unter anderem Hersteller- und Kontaktangaben, eindeutige Produktkennzeichnung, Sicherheitshinweise in der Landessprache des Zielmarkts und nachvollziehbare Rückverfolgung.

Diese Anforderung lässt sich nicht nachträglich auf einen fertigen Katalog legen. Bei nextPIM sind GPSR-relevante Felder Pflichtfelder, ein Produkt wird erst für Online-Kanäle freigegeben, wenn sie befüllt sind. Damit wird aus einer Kontrollaufgabe eine Eigenschaft des Datensatzes. Welche Felder das betrifft, steht auf der Seite zu rechtskonformen Produktdaten.

Was die Einführung tatsächlich verlangt

Hier gehen die Erwartungen im Markt am weitesten auseinander. Bei uns dauert die Systemeinführung vier Stunden, danach geht mehr als die Hälfte unserer Kunden live. Das Datenmodell steht, es wird nicht für jeden Kunden neu gebaut. Schulung ist im Preis enthalten, Support ebenfalls, in den Basis-Paketen per E-Mail, in den höheren zusätzlich per Telefon und Teams. Der einzige Posten, der darüber hinaus anfallen kann, sind ein bis zwei Beratungstage, höchstens 2.400 Euro einmalig.

Der Einstieg liegt bei 600 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, die weiteren Stufen bei 1.200 und 1.800 Euro, nachzulesen unter Preise. Für die Einordnung des eigenen Budgets gibt es eine kostenlose Budgetberatung.

Der Punkt dahinter ist weniger der Preis als der Zuschnitt: Produktdaten in Ordnung zu bringen muss kein IT-Projekt sein. In der Regel reicht dafür eine halbe Stelle im Innendienst, vorausgesetzt, das System nimmt die Routine ab, statt sie zu verlagern.

Branchennähe statt Allzwecklösung

Generalistische Plattformen sind flexibel, müssen für den Bau- und Großhandelskontext aber erst eingerichtet werden. Der Unterschied zeigt sich nicht im Funktionsumfang, sondern darin, ob die typischen Datenmodelle, Klassifikationen und Schnittstellen dieser Branchen bereits bekannt sind. Uns gibt es seit 2019, dahinter stehen mehr als 100 erfolgreiche Implementierungen in Handel und Industrie. Die Partnerschaft mit dem E/D/E- und E.I.S.-Verband sowie der GWS unterstreicht den direkten Branchenzugang.

Worauf es am Ende ankommt

Ein PIM-System ist dann die richtige Entscheidung, wenn Kanäle, Sprachen, Standards, Änderungsfrequenz und Compliance-Pflichten zusammen mehr Pflegeaufwand erzeugen, als sich nebenbei erledigen lässt. Die Artikelzahl spielt dabei die kleinste Rolle.

Für die Auswahl zählen drei Dinge: ein Datenmodell, das Ihre Fachleute selbst anpassen können, die geforderten Standards als eingerichteter Ablauf statt als Projekt, und eine Gesamtrechnung über drei Jahre statt eines Monatspreises. Wer diese drei Punkte klärt, bevor über Funktionslisten gesprochen wird, trifft die Entscheidung auf belastbarer Grundlage.