Produktdaten sind in vielen Unternehmen an zu vielen Orten verteilt. Artikelstammdaten liegen im ERP, Marketingtexte in Word-Dokumenten, technische Merkmale in Excel-Dateien und Bilder in verschiedenen Ordnerstrukturen. Dazu kommen Anforderungen aus dem Onlineshop, von Marktplätzen, aus Katalogen und von Geschäftspartnern. Genau an diesem Punkt stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie sich diese Informationen sinnvoll bündeln und dauerhaft aktuell halten lassen.
Ein PIM-System schafft dafür eine zentrale Struktur. Es sorgt dafür, dass Produktinformationen nicht länger verstreut gepflegt werden, sondern an einem Ort zusammenlaufen, ergänzt, geprüft und für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden können. Gerade für Unternehmen mit vielen Artikeln, vielen Datenquellen und mehreren Ausgabekanälen ist das ein wichtiger Schritt, um Prozesse sauber aufzusetzen und Produktkommunikation professionell zu organisieren.
Für nextPIM ist genau das der Ausgangspunkt. Die Software wurde dafür entwickelt, Produktdaten zentral zusammenzuführen und Unternehmen schneller arbeitsfähig zu machen, ohne dass daraus automatisch ein langes und schweres IT-Projekt wird. Statt auf unnötige Komplexität setzt nextPIM auf eine klare Struktur, eine einfache Bedienung und ein System, das im Alltag wirklich genutzt werden kann.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein PIM-System?
- Welche typischen Probleme löst ein PIM-System im Alltag?
- Welche Daten gehören in ein PIM-System?
- Für wen ist ein PIM sinnvoll?
- Ab wann wird Excel oder ERP allein zu wenig?
- Wie läuft eine Einführung eines PIM-Systems typischerweise ab?
- Woran erkennt man, dass man bereit für eine PIM-Einführung ist?
- Fazit: Ein PIM-System bringt Struktur in wachsende Produktdaten
Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System ist ein System für das zentrale Management von Produktinformationen. PIM steht für Product Information Management. Gemeint ist damit eine Lösung, in der produktbezogene Daten gesammelt, gepflegt, angereichert, strukturiert und für verschiedene Kanäle ausgespielt werden.
Zu diesen Informationen gehören zum Beispiel Artikelbezeichnungen, technische Merkmale, Lang- und Kurztexte, Bilder, Dokumente, Klassifizierungen, Merkmalslisten, Übersetzungen oder kanalbezogene Inhalte. Das Ziel eines PIM-Systems ist nicht nur die Ablage von Daten, sondern vor allem ihre konsistente Nutzung. Ein PIM schafft eine gemeinsame Grundlage für Vertrieb, Marketing, E-Commerce, Innendienst und externe Partner.
Ein PIM-System ersetzt dabei nicht automatisch andere Systeme. Es ergänzt bestehende Systemlandschaften dort, wo es um die Struktur, Qualität und Verteilung von Produktinformationen geht. Das ERP bleibt häufig das führende System für kaufmännische Prozesse. Das PIM übernimmt dagegen die Aufgabe, Produktdaten so aufzubereiten, dass sie intern und extern sinnvoll genutzt werden können.
In nextPIM wird dieser Gedanke sehr konkret. Hier laufen Produktinformationen in einem zentralen Datenmodell zusammen. Der Golden Record bildet dabei die verlässliche Datengrundlage, auf die sich alle weiteren Prozesse stützen. Ob Daten aus Excel-Dateien, Produktdatenblättern, Lieferantenquellen oder bestehenden Systemen stammen, sie werden in nextPIM an einer Stelle gebündelt und zu einer konsistenten Produktbasis weiterentwickelt.
Welche typischen Probleme löst ein PIM-System im Alltag?
Viele Unternehmen merken nicht zuerst an einer strategischen Entscheidung, dass sie ein PIM brauchen. Sie merken es im Tagesgeschäft.
Produktdaten müssen laufend ergänzt werden, aber niemand weiß genau, welche Datei die aktuelle ist. Marketing arbeitet mit anderen Textständen als der Vertrieb. Der Shop zeigt unvollständige Merkmale. Lieferantendaten kommen in wechselnden Formaten an. Für neue Sortimente fehlt die Zeit, Daten manuell aufzubereiten.
Hinzu kommt, dass unterschiedliche Kanäle unterschiedliche Anforderungen haben. Ein Onlineshop braucht andere Inhalte als ein Marktplatz. Ein Datenblatt folgt anderen Regeln als ein Printkatalog. Wer all das ohne saubere Datenbasis organisiert, arbeitet meist mit hohem manuellem Aufwand und produziert zwangsläufig Fehler, Rückfragen und Verzögerungen.
Ein PIM-System löst diese Probleme, indem es Daten an einem Ort zusammenführt und Prozesse rund um Pflege, Qualität und Ausgabe standardisiert. Das reduziert Suchaufwand und Doppelpflege. Gleichzeitig verbessert sich die Datenqualität, weil Verantwortlichkeiten und Strukturen klarer werden.
nextPIM ist genau auf diese Alltagssituation ausgerichtet. Statt Produktdaten nur technisch zu sammeln, unterstützt das System Unternehmen dabei, aus verteilten Informationen eine nutzbare und belastbare Datenbasis zu machen. Das hilft besonders dann, wenn Excel-Listen über Jahre gewachsen sind, Lieferantendaten ständig variieren und Produkte über mehrere Kanäle sauber ausgespielt werden müssen. Der praktische Nutzen liegt also nicht nur in mehr Ordnung, sondern vor allem in weniger Reibung im Tagesgeschäft.
Welche Daten gehören in ein PIM-System?
In ein PIM-System gehören alle Informationen, die ein Unternehmen benötigt, um Produkte intern zu verwalten und extern korrekt zu kommunizieren.
Dazu zählen zunächst klassische Stammdaten wie Artikelnummern, Bezeichnungen, Herstellerinformationen oder Warengruppen. Hinzu kommen technische Merkmale, Maße, Materialien, Normen, Anwendungsbereiche und weitere produktspezifische Eigenschaften.
Ebenso wichtig sind marketingrelevante Inhalte. Dazu gehören Kurztexte, Langtexte, Bullet Points, SEO-relevante Inhalte, Bildbeschreibungen oder kanalindividuelle Formulierungen. Auch digitale Assets wie Bilder, PDFs, Montageanleitungen, Datenblätter oder Zertifikate spielen eine wichtige Rolle. In vielen Unternehmen kommen außerdem Übersetzungen, Sortimentslogiken, Klassifikationen und branchenspezifische Merkmale hinzu.
Ein gutes PIM-System bringt all diese Informationen nicht nur zusammen, sondern ordnet sie in eine Struktur, mit der sich sinnvoll arbeiten lässt. So wird aus einer Ansammlung von Daten eine belastbare Produktdatenbasis, auf die verschiedene Teams zugreifen können.
In nextPIM geht es genau um diese zentrale Zusammenführung. Daten aus unterschiedlichen Quellen werden in einer einheitlichen Struktur gebündelt und auf den Golden Record zurückgeführt. Dadurch entsteht eine verlässliche Produktwahrheit, die als Grundlage für weitere Prozesse dient. Das ist besonders wertvoll, wenn Produktdaten aus mehreren Lieferanten, unterschiedlichen Formaten oder historisch gewachsenen Datenbeständen stammen. Aus vielen Einzelinformationen wird so ein nutzbarer Gesamtbestand.
Für wen ist ein PIM sinnvoll?
Ein PIM ist immer dann sinnvoll, wenn Produktinformationen nicht mehr einfach nebenbei gepflegt werden können. Das betrifft vor allem Unternehmen mit breiten oder tiefen Sortimenten, mit vielen Varianten, mit mehreren Lieferanten oder mit verschiedenen Vertriebskanälen. Auch wer regelmäßig neue Produkte einführt oder Daten an Kunden, Shops, Marktplätze oder Partner ausgeben muss, stößt ohne PIM oft an Grenzen.
Besonders relevant ist ein PIM für Hersteller und Händler, die ihre Produktkommunikation professionalisieren möchten. Denn je mehr Beteiligte an Produktdaten arbeiten, desto wichtiger wird eine zentrale, nachvollziehbare und skalierbare Struktur. Das gilt auch dann, wenn bereits ein ERP vorhanden ist. Denn das ERP ist in der Regel nicht dafür gemacht, umfangreiche Produktinformationen kanalübergreifend aufzubereiten und zu steuern.
Ein PIM ist also nicht nur für Konzerne interessant. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren davon, wenn sie ihre Produktdaten früher strukturieren, bevor der Aufwand in den Fachbereichen immer weiter steigt.
nextPIM ist besonders passend für Unternehmen, die genau an diesem Punkt stehen. Die Software richtet sich vor allem an Händler und Hersteller, die Produktdaten professionell managen möchten, ohne dafür ein überkomplexes Großprojekt starten zu müssen. Wer viele Artikel, wechselnde Datenquellen und steigende Anforderungen im E-Commerce oder in der digitalen Produktkommunikation bewältigen muss, findet in nextPIM einen pragmatischen Ansatz, der sich an realen Arbeitsabläufen orientiert.
Ab wann wird Excel oder ERP allein zu wenig?
Excel und ERP haben in vielen Unternehmen lange ihren Platz. Das ist auch nachvollziehbar. Excel ist schnell verfügbar, flexibel und in fast jedem Team etabliert. Das ERP bildet kaufmännische Prozesse zuverlässig ab und enthält wichtige Grunddaten zu Artikeln. Solange Sortiment, Datenvolumen und Kanalvielfalt überschaubar bleiben, kann das funktionieren.
Schwierig wird es, wenn Informationen an mehreren Orten gepflegt werden, wenn Lieferantendaten laufend ergänzt werden müssen oder wenn verschiedene Teams parallel mit denselben Produktdaten arbeiten. Dann entstehen schnell mehrere Versionen einer Wahrheit. Änderungen werden nicht überall nachgezogen. Listen sind nicht mehr eindeutig. Inhalte für Shop, Marktplatz und Vertrieb müssen mehrfach gepflegt werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Auch das ERP stößt an Grenzen, wenn es um marketingnahe Inhalte, kanalindividuelle Ausleitungen, umfangreiche Merkmalslogiken oder die strukturierte Anreicherung von Produktdaten geht. Es ist dafür in der Regel nicht gedacht. Genau deshalb ersetzen viele Unternehmen Excel und ERP nicht, sondern ergänzen sie durch ein PIM-System.
nextPIM setzt genau dort an, wo Excel zu unübersichtlich und das ERP zu technisch oder zu eingeschränkt wird. Das System schafft eine zusätzliche Ebene für saubere Produktdatenprozesse. Statt Informationen mühsam aus Tabellen, Dateien und Einzelsystemen zusammenzusuchen, werden sie zentral gepflegt und von dort aus weiterverwendet. Das entlastet Teams und macht die Produktkommunikation deutlich robuster.
Wie läuft eine Einführung eines PIM-Systems typischerweise ab?
Die Einführung eines PIM-Systems kann je nach Anbieter sehr unterschiedlich ablaufen. Gerade bei großen und stark individualisierbaren PIM-Lösungen ziehen sich Projekte oft über viele Monate. Dann werden zunächst Anforderungen gesammelt, Prozesse definiert, Datenmodelle individuell aufgebaut und Schnittstellen aufwendig geplant, bevor Teams überhaupt produktiv mit dem System arbeiten können. In solchen Projekten ist weniger die Software selbst die größte Herausforderung als vielmehr die Komplexität der Einführung.
Bei nextPIM ist der Ansatz bewusst praxisnäher. Statt lange nur über Zielbilder und Sonderfälle zu sprechen, geht es früh darum, mit dem System arbeitsfähig zu werden. Zu Beginn wird das Datenteam in die Grundlagen von nextPIM eingeführt. In einem gemeinsamen Workshop werden die bestehenden IST-Prozesse betrachtet und daraus passende SOLL-Prozesse für das Unternehmen entwickelt.
Der entscheidende Unterschied ist, dass die Einführung nicht von der eigentlichen Nutzung entkoppelt wird. Der nextPIM-Account steht von Anfang an zur Verfügung. Dadurch können bereits früh erste Daten importiert und wichtige Kanäle angebunden werden. Unternehmen arbeiten also nicht monatelang auf einen späteren Start hin, sondern kommen deutlich früher in die praktische Anwendung.
Genau das macht die Einführung mit nextPIM für viele Unternehmen greifbarer. Durch das standardisierte Datenmodell, vorgedachte Prozesse und die enge Orientierung am tatsächlichen Arbeitsalltag reduziert sich der Projektaufwand spürbar. Das schafft eine belastbare Grundlage, mit der Teams schneller produktiv werden, ohne dass daraus ein unnötig langes und komplexes PIM-Projekt entsteht.
Woran erkennt man, dass man bereit für eine PIM-Einführung ist?
Viele Unternehmen fragen nicht, ob sie theoretisch ein PIM gebrauchen könnten, sondern ob der richtige Zeitpunkt schon gekommen ist.
Die Antwort zeigt sich meist an ganz konkreten Anzeichen im Arbeitsalltag:
- Produktdaten sind auf verschiedene Quellen verteilt.
- Die Pflege kostet spürbar zu viel Zeit.
- Die Qualität leidet unter Medienbrüchen, Rückfragen und Doppelarbeit.
- Neue Anforderungen aus Shop, Marktplätzen oder Kundenprojekten lassen sich nur mit viel Handarbeit erfüllen.
Ein weiteres deutliches Signal ist, wenn Produktdaten zum Engpass für Wachstum werden. Das passiert zum Beispiel dann, wenn neue Sortimente aufgenommen werden, wenn zusätzliche Vertriebskanäle erschlossen werden sollen oder wenn Kunden immer individuellere und vollständigere Produktinformationen erwarten. Auch wenn mehrere Teams gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten, wächst der Bedarf nach klaren Strukturen und einem zentralen System.
Typisch ist außerdem, dass Unternehmen lange versuchen, mit Excel, ERP und einzelnen Ablagen weiterzuarbeiten. Das funktioniert oft noch eine Zeit lang, wird aber irgendwann zunehmend unübersichtlich. Dann entstehen Rückfragen, Abstimmungsschleifen und manuelle Notlösungen. Spätestens wenn Produktdaten nicht mehr zuverlässig und schnell genug bereitgestellt werden können, ist der Punkt erreicht, an dem eine PIM-Einführung sinnvoll wird.
Bereit für ein PIM ist ein Unternehmen also nicht erst dann, wenn intern schon alles perfekt vorbereitet ist. Bereit ist es meist schon dann, wenn die Nachteile der bisherigen Arbeitsweise deutlich größer werden als die Hürde, einen neuen und saubereren Prozess aufzusetzen.
Genau für diese Situation ist nextPIM gedacht. Viele mittelständische Unternehmen wissen, dass sie ihre Produktdaten professioneller aufstellen müssen, schrecken aber vor langen Einführungsprojekten, hohem IT-Aufwand und komplexen Systemen zurück. nextPIM setzt hier bewusst anders an. Durch das standardisierte Datenmodell, die vorgedachten Prozesse und die einfache Bedienung soll der Einstieg in professionelles Produktdatenmanagement deutlich leichter werden. Das passt besonders gut zu Unternehmen, die schnell produktiv werden wollen, ohne ein monatelanges Großprojekt aufzusetzen.
Fazit: Ein PIM-System bringt Struktur in wachsende Produktdaten
Ein PIM-System ist weit mehr als ein zusätzlicher Speicherort für Produktinformationen. Es schafft eine zentrale Grundlage für Daten, die in Unternehmen oft über Jahre hinweg verteilt gewachsen sind. Dadurch lassen sich Produktinformationen konsistenter pflegen, besser anreichern und gezielter in unterschiedliche Kanäle ausgeben.
Besonders relevant wird ein PIM immer dann, wenn Sortimente wachsen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenkommen und mehrere Teams mit denselben Informationen arbeiten. In dieser Situation stoßen Excel-Listen, einzelne Dateien und auch das ERP allein oft an ihre Grenzen. Der Aufwand steigt, die Fehleranfälligkeit nimmt zu und die Produktkommunikation wird unnötig langsam.
Ein PIM schafft hier nicht nur Ordnung, sondern verbessert auch Prozesse. Unternehmen gewinnen mehr Transparenz über ihre Daten, reduzieren manuelle Arbeit und schaffen eine belastbare Grundlage für E-Commerce, Vertrieb, Marketing und digitale Zusammenarbeit mit Partnern.
nextPIM verfolgt diesen Ansatz mit einem klar praxisorientierten Fokus. Statt auf sperrige Projekte und unnötige Komplexität setzt die Lösung auf einheitliche Strukturen, schnelle Umsetzbarkeit und eine Bedienung, die auch im Tagesgeschäft funktioniert. Gerade für Händler und Hersteller, die ihre Produktdaten professioneller organisieren möchten, ohne dafür ein klassisches Enterprise-Projekt zu starten, ist das ein relevanter Unterschied.
Wer heute merkt, dass Produktdaten im Unternehmen eher bremsen als unterstützen, sollte das Thema PIM nicht als Zukunftsfrage behandeln. In vielen Fällen ist der richtige Zeitpunkt längst erreicht. Entscheidend ist dann nicht nur, ob ein PIM eingeführt werden soll, sondern auch, wie pragmatisch und alltagstauglich dieser Schritt umgesetzt wird.