DMS – Dokumentenmanagementsystem

Kurz erklärt:

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet, archiviert und durchsucht elektronische Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Zertifikate zentral und nachvollziehbar. Es reduziert den Aufwand für Dokumentenrecherche und -ablage erheblich und ist insbesondere für rechtlich relevante Unterlagen mit Aufbewahrungspflichten von Vorteil.

Warum wird DMS oft mit PIM verwechselt?

Im Handels- und Herstellerumfeld werden DMS und Product Information Management (PIM) gelegentlich in einen Topf geworfen – dabei verfolgen sie unterschiedliche Zwecke. Ein DMS verwaltet Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder technische Zeichnungen. Ein PIM-System dagegen verwaltet strukturierte Produktdaten (Attribute, Texte, Preise, Klassifizierungen) sowie die dazugehörigen Bild- und Mediendateien – mit Fokus auf Produktinformationen statt auf allgemeine Unternehmensdokumente.

Wo nextPIM ansetzt

nextPIM ist kein DMS und bildet keine allgemeine Dokumentenarchivierung ab. Für die medienseitige Anreicherung von Produktdaten – etwa Produktbilder oder Datenblätter – ist nextPIM an das Medienportal OXOMI angebunden. Wer neben Produktdaten auch klassische Geschäftsdokumente wie Verträge oder Rechnungen digital verwalten möchte, benötigt dafür weiterhin ein separates DMS; beide Systeme lassen sich in der Praxis ergänzend nebeneinander einsetzen.