Kaum ein Datenaustausch im technischen Handel läuft ohne Excel. Ein Kunde will eine Preisliste in seinem Format, ein Marktplatz eine Tabelle mit genau festgelegten Spalten, die Warenwirtschaft eine Datei mit anderen Feldern. In nextPIM bauen Sie sich diese Formate selbst – und zwar per Drag & Drop.
Ihre Spalten, Ihre Bezeichnungen
Ein Excel-Template legt fest, welche Feldinformationen in welcher Spalte landen und wie die Spalte heißt. Sie ziehen ein Feld von links nach rechts in die Vorlage, klicken auf die Spaltenüberschrift und schreiben hin, was dort stehen soll. Aus dem technischen Feldnamen wird so „Artikelnummer“ oder „Preis netto“ – die Bezeichnung, die Ihr Empfänger erwartet.
Soll ein Feld wieder raus, ziehen Sie es auf das Mülleimer-Symbol. Das ist die ganze Bedienung: greifen, ablegen, benennen. Wer eine App auf dem Handy sortieren kann, kann ein Exportformat bauen.
Beliebig viele Vorlagen, wiederverwendbar
Sie sind nicht auf ein Format festgelegt. Legen Sie für jeden Empfänger eine eigene Vorlage an – eine für den Marktplatz, eine für den Großkunden, eine für die interne Auswertung. Die Anzahl ist nicht begrenzt, und beim nächsten Export wählen Sie die Vorlage einfach aus.
Als Dateiformat stehen CSV und XLSX zur Verfügung.
Was Sie exportieren, können Sie auch zurücklesen
Jedes Export-Template ist gleichzeitig ein Import-Template. Eine Datei, die Sie mit einer Vorlage erzeugt haben, liest nextPIM ohne weitere Einrichtung wieder ein.
Das eröffnet einen sehr praktischen Arbeitsweg: Daten exportieren, außerhalb ergänzen oder von einem Lieferanten füllen lassen, Datei zurückgeben. Kein zweites Mapping, keine Frage, welche Spalte wohin gehört.
Der Experten-Editor für Sonderformate
Für Fälle, in denen eine einfache Tabelle nicht genügt, gibt es das Experten-Template. Damit erzeugt nextPIM unter anderem das Format CIF_V3 – die Grundlage, um Produktdaten an E-Procurement-Plattformen wie SAP Ariba auszuleiten.
Bedient wird es nach demselben Prinzip. Der Unterschied liegt nicht in der Bedienung, sondern in der Tiefe der Formate, die sich damit abbilden lassen.
Nur die Daten, die gebraucht werden
Zum Export gehört mehr als das Format. Über Filter und die Auswahl der Inhalte bestimmen Sie, welche Artikel und welche Informationen tatsächlich in die Datei kommen – etwa nur eine Warengruppe, nur freigegebene Artikel oder nur die Felder, die der Empfänger verarbeiten kann.
Diese Einstellungen speichern Sie als Export-Konfiguration und rufen sie beim nächsten Mal wieder auf.
Neben Excel: BMEcat und Schnittstellen
Excel ist ein Weg, nicht der einzige. Aus demselben Katalog exportiert nextPIM auch BMEcat in verschiedenen Dialekten, liefert direkt an angebundene Shopsysteme oder erzeugt aus einem bestehenden Katalog einen neuen mit reduziertem Umfang.
Häufige Fragen
Brauchen wir für ein neues Format Unterstützung?
In der Regel nicht. Vorlagen bauen Sie selbst per Drag & Drop, ohne Mapping-Datei und ohne Entwickler.
Können wir dieselbe Vorlage für Import und Export nutzen?
Ja, jedes Export-Template funktioniert auch als Import-Template.
Welche Dateiformate sind möglich?
CSV und XLSX für Excel-Exporte, dazu BMEcat und über das Experten-Template weitere Formate wie CIF_V3 für SAP Ariba.
Lässt sich der Export automatisieren?
Ja. Exporte lassen sich zeitgesteuert einplanen und an ein Zielverzeichnis übergeben.
