Produktdatenmanagement klingt nach einem Begriff für die IT-Abteilung. Gemeint ist etwas sehr Bodenständiges: die Arbeit, aus dem, was Lieferanten liefern und was das ERP hergibt, verkaufsfähige Produktinformationen zu machen. Für jeden Kanal in genau der Form, die dieser Kanal verlangt.
Wer im technischen Handel oder im Baustoff- und Baufachhandel arbeitet, kennt diese Arbeit, auch ohne sie so zu nennen. Sie steckt in den Tabellen, die zwischen Einkauf, Marketing und Vertrieb hin und her wandern. In den Datenblättern, die als PDF in alten E-Mails liegen. In der Frage, welche der vier Dateien im Ordner jetzt eigentlich die aktuelle ist.
Dieser Beitrag ordnet ein, welche Aufgaben zum Produktdatenmanagement gehören, woran die gewachsene Lösung aus ERP und Tabelle irgendwann scheitert und woran Sie merken, dass eine eigene Software fällig ist.
Eine Einordnung vorweg: Geschrieben ist er aus Sicht des Händlers. Also für Unternehmen, die Sortimente vieler Lieferanten führen und daraus mehrere Absatzkanäle bedienen. Für Hersteller sieht die Aufgabe anders aus, dort geht es um ein eigenes Sortiment, das in die Systeme vieler Abnehmer gelangen muss. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag über Produktdatenmanagement für Hersteller.
Welche Aufgaben dazugehören
Fünf Aufgaben fallen in jedem Unternehmen an, das Produkte verkauft. Ob dafür eine Software da ist oder nicht, ändert nichts an der Arbeit, nur daran, wie viel Zeit sie kostet.
Sammeln. Die Daten kommen aus dem ERP, von Lieferanten, aus Datenblättern und aus alten Katalogen. Jede Quelle hat ihr eigenes Format und ihre eigene Logik.
Vereinheitlichen. Zwei Lieferanten nennen dasselbe Merkmal unterschiedlich, geben es in unterschiedlichen Einheiten an oder lassen es weg. Solange das so bleibt, lässt sich das Sortiment weder filtern noch vergleichen.
Anreichern. Texte für unterschiedliche Längen und Zielgruppen, Bilder und Dokumente am Artikel, technische Merkmale, Klassifizierung nach eCl@ss oder ETIM.
Prüfen und freigeben. Erst wenn feststeht, welche Angaben ein Produkt braucht, lässt sich sagen, ob ein Datensatz vollständig ist. Ohne diese Definition bleibt Qualität Ansichtssache.
Verteilen. Der Shop will andere Felder als das Beschaffungsportal des Kunden, der Katalog andere als der Preisspiegel. Jeder Kanal bekommt seine eigene Aufbereitung aus demselben Bestand.
Woran ERP und Tabelle irgendwann scheitern
Das ERP ist für Beschaffung, Lager und Abrechnung gebaut. Es kennt Artikelnummer, Preis und Bestand, aber es kennt keine Langtexte in drei Sprachen, keine ETIM-Merkmalsleiste und keine Freigabelogik für einzelne Kanäle. Das ist kein Mangel des Systems, es ist schlicht nicht sein Zweck.
Die Tabelle springt für das ein, was das ERP nicht kann. Sie funktioniert erstaunlich lange, und sie hat eine klare Grenze: Sobald mehr als eine Person daran arbeitet und mehr als ein Kanal daraus bedient wird, gibt es keine verlässliche Wahrheit mehr, sondern mehrere Versionen davon.
Entscheidend für diesen Punkt ist nicht die Zahl der Artikel. Es gibt Unternehmen mit einigen Dutzend Produkten, die ein echtes Datenproblem haben, und andere mit sehr großen Sortimenten, bei denen es lange gutgeht. Was den Ausschlag gibt, ist die Komplexität:
- die Zahl der Absatzkanäle, die aus demselben Bestand bedient werden
- die Zahl der Sprachen und Märkte
- die geforderten Standards, also eCl@ss, ETIM oder BMEcat
- wie oft sich Preise, Texte und Merkmale ändern
- rechtliche Pflichten am Artikel, etwa die Angaben nach GPSR
Jeder dieser Punkte multipliziert die Arbeit, statt sie zu addieren. Ein Sortiment, das über zwei Kanäle in einer Sprache läuft, ist überschaubar. Dasselbe Sortiment über fünf Kanäle, in zwei Sprachen, mit ETIM-Pflicht und wöchentlichen Preisänderungen ist es nicht mehr.
Woran Sie merken, dass es eng wird
Fünf Anzeichen, die in der Praxis zuverlässiger sind als jede Kennzahl:
- Niemand kann ohne Nachfrage sagen, welche Datei den aktuellen Stand hat.
- Eine geänderte Produktbeschreibung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden, und eine davon wird regelmäßig vergessen.
- Ein neuer Absatzkanal bedeutet Wochen an Vorbereitung, bevor die ersten Daten fließen.
- Der Vertrieb ruft im Marketing an, um zu klären, welche Angabe stimmt.
- Bei einer Anfrage von Kunde oder Behörde dauert es Tage, die vollständige Dokumentation zu einem Artikel zusammenzusuchen.
Wenn Sie drei dieser Punkte wiedererkennen, ist das Thema keine Zukunftsfrage mehr.
Was eine PIM-Software davon übernimmt
Ein PIM-System ist die Ebene zwischen Ihren Quellen und Ihren Kanälen. Es hält die Produktinformationen zentral, sorgt dafür, dass jede Angabe genau einmal gepflegt wird, und bereitet sie für jeden Zielkanal passend auf.
Konkret heißt das: Aus den Daten mehrerer Lieferanten und des ERP entsteht ein Golden Record, also der eine Datensatz, der gilt. Über hinterlegte Regeln zur Produktdatenqualität sehen Sie, an welchen Artikeln noch etwas fehlt, statt Stichproben zu ziehen. Angaben, die im ganzen Katalog gleich sind, setzen Sie mit einer Massendatenänderung in einem Durchgang, und für gemischte Sortimente führt der Weg über Excel-Export und Reimport. Von dort gehen die Daten in die angebundenen Zielsysteme, etwa Shopware 6, SellSite, gevis COMMERCE oder Odoo.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Vier Fragen sagen mehr über den späteren Alltag als jede Funktionsliste.
Steht das Datenmodell schon, oder wird es im Projekt erst gebaut? Das ist der Punkt, an dem PIM-Einführungen typischerweise teuer und lang werden. Ein System, das die Struktur des technischen Handels und des Baustoffhandels bereits mitbringt, spart die gesamte Modellierungsphase.
Sind die Schnittstellen eingerichtete Abläufe oder Entwicklungsaufgaben? Der Unterschied entscheidet, ob ein neuer Kanal Tage oder Monate braucht.
Wie lange dauert die Einführung, und wer macht sie? Wenn dafür ein externer Implementierungspartner nötig ist, gehört dessen Aufwand zur Rechnung.
Was kostet der Betrieb, nicht nur die Lizenz? Wer die Kosten einer PIM-Einführung vergleicht, sollte die interne Arbeitszeit mitrechnen, die das System später bindet.
Wie nextPIM das löst
nextPIM ist seit 2019 am Markt und auf die Prozesse des technischen Handels, des Baustoffhandels und des Produktionsverbindungshandels zugeschnitten. Mehr als 100 erfolgreiche Implementierungen in Handel und Industrie stehen dahinter.
Das Datenmodell steht bei Aufnahme des Betriebs bereits, es wird nicht im Projekt entworfen. In vier Stunden führen wir Sie vollständig in das System ein, mehr als die Hälfte unserer Kunden geht danach live. Eine neue Plattform ist typischerweise in 48 Stunden angebunden, und Kundensysteme mit über einer Million Produkten sind bei uns normal. Support ist in allen Tarifen kostenlos, in den Basis-Paketen per E-Mail, in den höheren zusätzlich per Telefon und Teams.
Das ist der eigentliche Unterschied: Produktdaten in Ordnung zu bringen ist hier kein IT-Großprojekt mit eigener Projektleitung. Für den laufenden Betrieb reicht in aller Regel eine halbe Stelle im Innendienst.
Die Preise beginnen bei 600 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Die vollständige Übersicht finden Sie auf der Preisseite.
Fazit
Produktdatenmanagement ist keine Software, sondern eine Aufgabe. Sie fällt an, ob Sie sie organisieren oder nicht, und sie wird mit jedem Kanal, jeder Sprache und jeder neuen Pflichtangabe teurer, wenn sie in Tabellen verteilt bleibt.
Die Frage ist deshalb nicht, ab welcher Artikelzahl sich ein System lohnt, sondern wie viele Stellen es in Ihrem Haus gibt, an denen dieselbe Information gepflegt werden muss. Sobald diese Zahl über eins liegt und weiter wächst, arbeitet die Zeit gegen Sie.
Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihr Sortiment aussieht, bieten wir eine kostenlose Budgetberatung an. Darin klären wir, welcher Aufwand bei Ihnen realistisch ist, bevor Sie eine Entscheidung treffen.